Vārda dienu svin: Baiba, Barbara, Barba

Komunikācijas tikumi un likumi biznesa vidē

Pinterest LinkedIn Tumblr +

ehnoloģijas mūsdienās attīstījušās tiktāl, ka jebkurā brīdī jebkurā laikā varam sasniegt gandrīz jebkuru cilvēku. Tas rada iespēju arī mūsu darba un biznesa dzīvei uzņemt daudz straujākus apgriezienus – bieži tikšanās notiek „virtuāli”, darījumi un vienošanās tiek noslēgtas nemaz vienam otru nesatiekot, bet komunicējot pa telefonu vai ar e-pasta starpniecību. Tomēr arī šāda veida komunikācijā ir jāievēro etiķete jeb labas uzvedības tikumi un likumi, lai tava komunikācija nebūtu traucējoša, bet atstātu par tevi vislabāko iespaidu un gādātu par veiksmīgu karjeras un biznesa attīstību. 

Telefona zvani
1. Ir nepieklājīgi un nepieņemami neatbildēt uz telefona zvaniem. Tas nenozīmē,ka tev tūlīt jāpaceļ telefona klausule brīdī, kad tev zvana. Tas nozīmē, ka tev jāizbrīvē dienā laiks, lai atzvanītu visiem, kas tev zvanījuši un ar kuriem tajā brīdī nevarēji runāt. Tas ir svarīgi, jo cilvēkiem, kas ignorē telefona zvanus un neatzvana, mazāk uzticas.

2. Tavām telefona sarunām nevajag būt garām, esi konstruktīva, nenovirzies no temata.

3. Veic telefona zvanus, kā arī atbildi uz tiem tikai tad, kad atrodies klusākā vietā un apkārt notiekošais tev netraucē. Turklāt ievēro – zvani tikai pieņemamā laikā, tas ir, darba dienās darba laikā.

4. Neatbildi uz telefona zvaniem tikšanās laikā. Citādi cilvēks, ar kur u tiecies, jutīsies mazākvērtīgs. Tas pats attiecas arī uz telefona aparāta demonstratīvu novietošanu uz galda vai turēšanu rokās. Šāda uzvedība dod sarunu biedram signālu, ka jebkurā brīdī, saņemot zvanu vai īsziņu, esi gatava doties prom.

5. Seko līdzi savas balss tonim un skaļumam. Citi tā aizraujas telefonsarunā, ka nepamana brīdi, kad sākuši traucēt apkārtejos cilvēkus.

6. Ja sarunājoties, ieslēdz skaļruni, pabrīdini par šo faktu savu sarunbiedru.

E-pasti
1. Tavai e-pasta adresei jābūt lietišķai. Iespējams, muļķīgi to atgādināt, bet retu reizi tomēr saņemam e-pastus no sauliitem@ un zakjiisiiem@ un citiem “zvēriņiem”. Atceries- arī tava e-pasta adrese var atstāt iespaidu par tevi, šajā gadījumā tā liecinās par nenopietnību un pat sava veida muļķību. Profesionāla un lietišķa adrese nozīmē, ka tā ir saistīta ar tavu vārdu, uzvārdu vai uzņēmumu.

2. Rakstot e-pastu rūpīgi izvēlies „Tematu” (Subject) – tam nevajadzētu būt vispārīgam, bet konkrētam un skaidram. Piemēram, „Sapulces laiks mainīts”, „Sadarbības piedāvājums no X uzņēmuma”, „Jautājumi par jūsu prezentāciju” utt. Jo konkrētāk, jo labāk- saņēmējam uzreiz ir skaidrs, par ko ir vēstule.

3. Pārdomā divreiz, vai tiešām šis konkrētais e-pasts jāsūta, izmantojot “Atbildēt visiem” (Reply all) pogu. Vai šī vēstule tiešām jāizlasa visiem tās saņēmējiem? Varbūt vēstījums paredzēts vien pieciem no desmit saņēmējiem, tādēļ nenoslinko un veic izmaiņas adresātu logā.

4. Atbildi uz e-pastiem! Neatbildēt uz tev adresētu e-pastu ir tikpat nepieklājigi, kā ignorēt telefona zvanu. Protams, tas neattiecas uz reklāmas vēstulēm, spamiem un līdzīga veida vēstulēm. Taču, ja vēstule adresēta tev, ir jānosūta atbilde – kaut īsa, taču etiķete prasa, lai to izdarītu. Pat,ja kolēģis kāds sajaucis adresātus un nosūtījis tev vēstuli,kas nav domāta tev, neignorē to, bet īsi, pieklājīgi uzraksti: „Sveiks! Saņēmu vēstuli, kas, acīmredzot, nav domāta man. Vēlējos tevi informēt par šo misēkli, lai vari nosūtīt to īstajam adresātam.”

5. Ja katru dienu saņem simtiem e-pasta vēstuļu, tev kaut kas jāmaina kopējā sistēmā, jo šādā plūsmā tu vari zaudēt spēju saskatīt būtisko un palaist garām kādu svarīgu vēstuli. Kā to mainīt?

Ja saņem daudz vēstuļu, pateicoties „reply all” pogai, paziņo saviem kolēģiem, ka tevi ne vienmēr nepieciešams iekļaut adresātos un lai turpmāk sūta vien tās vēstules, kas attiecas uz tevi.

Uzstādi spamu filtru.

Noteikti nodali personīgo e-pastu no darba e-pasta, tas nozīmē- divas dažādas adreses.

Pārstāj parakstīties jaunumu saņemšanai katrā lapā, kurā ieej, rūpīgi izvērtē, vai tev tas ir nepieciešams, tāpat pārvērtē, vai nevajag atteikties no esošo „jaunumu saņemšanas”, kurus tu droši vien tāpat nekad neatver un neizlasi.

6. E-pasta vēstulei jābūt kodolīgai, konstruktīvai un lietišķai. Vēstulē nav pieļaujamas gramatiskas kļūdas un noteikti, noteikti nedrīkst izmantot skype vai īsziņu „valodu”- saīsinājumus, piemēram, vnk, sk, omg, 4ever u.c. Tas nav profesionāli.

7. Esi uzmanīga ar humora lietošanu. Kas var šķist smieklīgs dzīvas sarunas laikā, rakstiskā komunikācijā var kļūt divdomīgs un pārprotams. Saglabā lakonisku, tiešu vēstījuma stilu.

8. Rakstot e-pastus esi uzmanīga ar izsaukuma zīmēm, neliec tās tur, kur tās nav nepieciešamas. Atceries -tā nav privāta skype sarakste vai čats!

! Mazs ieteikums: rakstot e-pastu, adresātu ieraksti pašu pēdējo – kad vēstule jau gatava, temats u.c. noformulēti, lai tā nejauši netiek nosūtīta, kamēr vēl neesi to pabeigusi.

Zvanīt vai rakstīt e-pastu?

Linda Lukstiņa, dizaina papīrlietu veikala Manilla īpašniece:
Es atbalstu komunikāciju caur e-pastiem, sevišķi lietišķos jautājumos. Pavadot lielu daļu dienas veikalā, es nemaz īsti nevaru atbildēt uz telefona zvaniem – tā ir necieņas izrādīšana pret klientu, ja runāju pa telefonu laikā, kad viņš ir veikalā. E-pasti ļauj man pašai plānot laiku, kad risināt vienu vai otru jautājumu, daudz rūpīgāk pārdomāt savu atbildi, nekā tas būtu negaidītā telefonsarunā, paralēli darot ko citu. Mans darba laiks ir elastīgs un dažkārt dienas vidu es pavadu ar meitiņu un nevēlos risināt darba sarunas, savukārt e-pasts man atļauj sniegt atbildi laikā, kad neesmu kopā ar ģimeni. Privātos jautājumos vislabāk ir tikties ar draugiem klātienē un tad arī tos pārrunāt. Savukārt tehnisku kāda pasākuma vai kopīga brauciena organizēšana arīdzan efektīvāk notiek e-pasta sarakstē.
Nav tādu konkrētu lietu, kas mani kaitina e-pastos. Es varu tikai ieteikt arī e-pastu sarakstē censties saglabāt standarta pieklājības normas, kā arī veidot gramatiski korektus teikumus. Vienlaikus gan atzīstu, ka e-pasta sarakstē nelielas kļūdas pareizrakstībā var būt pieļaujamas, jo vēstules bieži tiek rakstītas telefonā un svarīgākais ir tās saturs un operativitāte. Taču tāpat ir vismaz jācenšas rakstīt pareizi.

Marta Kukarane, reklāmas tekstu autore:
Ja jārisina kāds oficiālāks jautājums, izvēlos sūtīt e-pasta vēstuli, tā konstruktīvāk varu noformulēt domu, izklāstīt visu pa punktiem, turklāt tā iespējams visu piefiksēt – ko esam runājuši, par ko esam vienojušies. Telefona zvans var sekot pēc tam – ja esam vienojušies, ka sazvanīsimies. Zvanīt var tad, ja atbildi tā arī e-pastā saņemt neizdodas. Vēl labs variants ir piezvanīt un īsi izklāstīt lietu, par ko vēlies runāt, un brīdināt, ka esi nosūtījis e-pastu sīkākai informācijai.
Privāto lietu kārtošanai gan, protams, izvēlos telefona zvanus vai īsziņas.
Ja ar cilvēku sazināmies pirmo reizi, noteikti pievērsīšu uzmanību rakstīšanas kultūrai. Lai gan tas ir e-pasts, tekstam noteikti nevajadzētu būt kļūdainam un rakstītam pavirši, tas parāda vai nu attieksmi vai vienkārši nekompetenci. Cilvēku, kurš nespēj sakarīgi izteikties, ielikt komatu pirms bet vai ielaidis pārāk daudz pareizrakstības kļūdu, es nespēju uztvert kā līdzvērtīgu sarunu biedru un darījumu partneri. Arī e-pasts var kalpot kā tava vizītkarte, tāpēc pret to noteikti nevajadzētu izturēties pavirši un bezatbildīgi.

Jānis Palkavnieks, draugiem.lv runasvīrs:
Es dodu priekšroku rakstīšanai, īpaši ja uzrunāju cilvēku, kuru nepazīstu. Sākumā uzrakstu un arī labprāt saņemu īsu skaidrojumu par konkrēto jautājumu. Ja godīgi mazliet kaitina, kad piezvana dienas vidū un gari sāk stāstīt lietu. Gandrīz vienmēr palūdzu, lai to pašu atsūta uz e-pastu, tas arī noder kā pieraksts, jo dienas laikā runātais pa telefonu var tikt vienkārši aizmirsts.
Visvairāk e-pastos kaitina „gari palagi”, jo nav ne vēlēšanās, ne laika lasīt kaut ko garu. Turklāt man ir bijuši gadījumi, kad garā e-pastā kaut kur pa vidu ir svarīga informācija, piemēram, „tiekamies pirmdien, plkst. 10:00“, bet to vienkārši neesmu pamanījis. Pats izmantoju likumu – cenšos e-pasta pirmajās rindkopās pateikt svarīgāko un tikai beigās pievienoju papildus informāciju. Noteikti e-pasta ir svarīgs virsraksts, tas nedrīkst būs „par mūsu sarunu“ vai citādi nenoteikts. Ja runājam par sadarbību, tad e-pastā tā arī jāraksta īsi un konkrēti. E-pastam noteikti jāpievieno paraksts, pilns vārds un uzvārds, amats kā arī telefona numurs.

Aldis Gobzems, zvērināts advokāts:
Man telefona zvans šķiet ērtāks un labāks saziņas veids. Īpaši, ņemot vērā, ka ik dienas saņemu simtiem e-pastu. Jāatzīst, ka daudzus es tā arī neizlasu (tādus, kuri nav saistīti ar darbu), jo darba apjoma dēļ, tam vienkārši nav laika.
Mani neuzrunā dažādi biznesa piedāvājumi e-pastā. Noteikti neizmantošu pakalpojumus, kurus man piedāvā ar e-pasta starpniecību. Jāatzīst, ka nekādus īpašos likumus e-pastu rakstīšanā neievēroju, jo e-pastu uztveru kā otršķirīgu sazināšanās veidu. Personiska tikšanās, uz papīra drukāta vēstule vai telefona zvans manā skatījumā ir vienlaikus gan formālāks, gan ciešāku saikni nodibinošāks saziņas veids.

Elīna Brila, pārvērtējošā konsultante ‘Labo domu pietura’:
Protams, vislabāk, ja cilvēki zvana, nevis raksta. Sevišķi ja tas attiecas, piemēram, uz manu darbu. Izbrīna cilvēki, kuri nevis piezvana un vienojas par tikšanos, bet raksta 3-5 vēstules, bet nereaģē, kad rakstu “Lūdzu sazinieties ar mani telefoniski, lai varam vienoties”. Es domāju, ka daudzos gadījumos tās ir kaut kādas nepamatotas bailes no tiešās komunikācijas, neprasme uzņemties atbildību, pat zems pašvērtējums, sak’, rakstiski es māku labāk izteikties.
Pati pārsvarā zvanu, sevišķi tad, ja man nepieciešama atbilde, jo minēt, vai cilvēks saņēma vai nesaņēma, gaidīt, kad viņš atbildēs, utt. ir apgrūtinoši. Reizēm e-pasti noklīst spamā vai vēl kaut kur, kā varu būt droša, ka manējo izlasīs?

Saņemtajos e-pastos sliktu iespaidu atstāj, piemēram, tas, ka trūkst konkrēta jautājuma.  Cilvēks atraksta kaut ko, bet nav skaidrības, ko tad vēlas – konsultāciju, rakstisku padomu vai ko? Vēl, protams, tas, ka ir tādi, kuri raksta ne labdien, ne sveiki, bet uzreiz par savu problēmu.
Piemēram, varu pateikt konkrētu gadījumu, kad rakstīt, manuprāt, bija netaktiski un neprofesionāli. Sieviete no kāda personības attīstības centra man piezvanīja, uzaicināja vadīt semināru nometnē, izrunājāmies krustu šķērsu. Pēc pāris dienām ieraugu internetā, ka manā vietā ielikts cits pasniedzējs. Man bija šoks! Esmu rezervējusi šo laiku, nopublicējusi reklāmu savā lapā, utt., bet mani neviens nav informējis. Tikai tad saņēmu e-pastu, ka “blablabla, diemžēl šoreiz paņēmām citu pasniedzēju, sadarbosimies citu reizi..” Kāpēc man varēja piezvanīt, kad vienojāmies, bet nevarēja piezvanīt, lai atteiktu ? Tas ir tas piemērs par nespēju uzņemties atbildību, “slēpšanos” aiz e-pasta.
Bet tas viss ir cilvēciski, jo visas šīs īpašības – bailes, kauns, slinkums, u.c. – ir dabiskas, mēs no tām sastāvam, tās piemīt ikvienam. Jautājums, kādā mērā.

* Modernās komunikācijas etiķetes ieteikumu apkopošanā izmantoti:

Barbara Pachterh “The Essentials Of Business Etiquette”

Natalie R.Manor “Business Communication Etiquette”. www.NatalieManor.com 

Dalīties.

Atstāt Ziņu