13 padomi efektīvākai laika plānošanai

“Neko nevaru paspēt!”, “Ak, kungs cik daudz darbu! Ne gala, ne malas!” “Kāda atpūta? Kāds atvaļinājums? Man vēl jāpagūst izdarīt to, to un to…” Vai kaut kas no šī Tev liekas pazīstams? Brīžos, kad liekas- darbu ir vesela jūra, nolaižas rokas un neko negribas pat iesākt darīt, jo nezinu, no kura gala ķerties klāt.

Nekas. Ievelc dziļu elpu, aizskaiti līdz trīs un sāc! Atceries – galvenais ir iesākt.

Šeit 13 padomi efektīvai laika plānošanai:

1. Atvēli laiku plānošanai un organizēšanai
Laiks, kas pavadīts domājot un plānojot savu laiku, ir vērtīgi pavadīts. Ja tu neatvēli laiku darbu saplānošanai un organizēšanai, tu būtībā ‘ieplāno’ sev neizdošanos un stresu. Organizē laiku un darbus tā, kā tev liekas saprotami un loģiski. Ja tev nepieciešams izmantot krāsas un attēlus, dari to – iekļauj tos savā plānotājā! Aizmirsti par visiem „kā vajadzētu” un dari to pa savam veidam – tā, kā tev ir ērtāk. 

2. Izvirzi mērķus
Mērķi dod tavai dzīvei un veidam, kā tu izmanto savu laiku, noteiktu virzienu. Tas nozīmē, ka vispirms tev ir jāizlemj, ko tu vēlies. Izvirzi mērķus, kas ir reālistiski, sasniedzami un izmērāmi. Mērķi dod radošiem cilvēkiem tik ļoti vajadzīgo virziena sajūtu- tu apzinies, kurp dodies, ko dari un kāpēc.

3. Nosaki prioritātes
Izmanto 80-20 likumu, ko savulaik ieviesa itāļu ekonomists Vilfrēdo Pareto. Viņš atzīmēja, ka 80% no visiem sasniegumiem un atalgojumiem tiek iegūti tikai no 20% mūsu darba. (Pārējais mūsu ieguldītais darbs nenes atalgojumu). Tātad svarīgi ir saprast, kuri darbi un pienākumi ietilpst šajos 20% – kuri nesīs lielāko atalgojumu, lielākos sasniegumus. Kad esi identificējusi šos darbus, prioritizē laiku, koncentrējoties uz šiem darbiem un mazāk laiku veltot tiem, kas nedod atdevi.

4. Veido darāmo darbu sarakstu
Daudzi cilvēki izmanto Darāmo darbu sarakstu, kuru viņi sastāda vai nu iepriekšējā dienā vai no paša rīta. Citi savukārt izmanto kalendāru vai plānotāju, kurā veido darāmo darbu sarakstu. Atrodi savu veidu, kā pierakstīt darāmos darbus un kā tos sakārtot prioritārā secībā – ieliec izsaukumu zīmes, pulksteņa laikus vai krāsas, lai atšķirtu, kas jāpaveic ātrāk.

5. Esi elastīga
Plānojot savu dienu (un veidojot darāmo darbu sarakstu), nepārspīlē ar darbiem! Ja sarakstīsi pārāk daudz, ko nemaz reāli nevar pagūt izdarīt, dienas beigās vari just vilšanos, ka neesi paguvusi visu, ko ieplānoji. Ieplāno tik daudz darbus, lai aizņemta būtu tikai puse dienas. Otra puse paredzēta neparedzētiem gadījumiem un dažādiem spontāniem darbiem, kas vienmēr gadās. Tādā veidā tev būs iespēja būt elastīgai un ne tikai padarīt visus ieplānotos darbus, bet arī tikt galā ar visām „steidzamajām” lietām un neparedzētiem gadījumiem.

6. Ņem vērā savus bioritmus
Tu droši vien esi ievērojusi, ka konkrētā dienas daļā tu esi visenerģiskākā un vari padarīt vairāk, nekā pirms vai pēc tam. Vai tu esi „rīta cīrulis” vai „nakts pūce” vai enerģijas pieplūdumu jūti tieši pēcpusdienās? Apzinoties, kurā diennakts laikā tu esi visproduktīvākā, ieplāno savus svarīgākos darbus tieši tajā laikā.

7. Dari pareizo lietu pareizi
Atzīts menedžmenta eksperts Peters Drukers (Peter Drucker) ir teicis, ka „darīt pareizo lietu ir svarīgāk, nekā darīt kādu citu lietu pareizi”. Koncentrējies vispirms uz lietderīgumu ( prioritizējot darbus, kas veicami vispirms) un pēc tam uz efektivitāti (darot prioritārākos darbus pareizi!) Tad iegūsi maksimālu produktivitāti.

8. Likvidē steidzamos darbus
Lai svarīgas lietas, nekļūtu par steidzamām (degošām) lietām, darāmo darbu sarakstā seko līdzi termiņiem un darbu izpildes laikam. Pēc iespējas samazini steidzamo lietu skaitu, lai varētu pievērsties prioritātēm un svarīgiem darbiem, kuriem ir ilgtermiņa sekas, bet kuriem nesanāk laika pieķerties, jo visu laiku ir degošie darbi. Izraujies no šī apburtā loka.

9. Atļaujies būt „gudri nevērīga”
Izslēdz no savas dzīves mazsvarīgus pienākumus, kuriem nav ilgtermiņa seku uz tavu dzīvi. Varbūt ir kādi darbi vai pienākumi, kurus vari deleģēt citiem? Tev nav viss jāpaveic vienai. Strādā pie tiem darbiem, kuri tev tiešām jāpadara vienai un kas ir prioritāri.

10. Izvairies no perfekcionisma
Cik daudz laika mēs veltīgi patērējām tikai tādēļ, ka vēlamies, lai viss būtu perfekti! Piemēram, Malaiziešu kultūrā tikai dieviem ir dotas šādas spējas- būt perfektiem. Tev nav jātērē savi spēki un laiks, lai vienmēr un visur dzīto pēc perfekta iznākuma. Jā, ir lietas un darbi, kuriem nepieciešams būt tuvāk perfektam, nekā citiem, tādēļ ir svarīgi darbus prioritizēt. Pārāk liela „ieciklēšanās” uz detaļām patiesībā var būt slēpta forma darbu novilcināšanai.

11. Pārvari vilcināšanos un kavēšanos
Tu zini – tas ir jāizdara, bet kaut kā atliec no dienas uz dienu līdz gala termiņš jau ir klāt. Vai tā tev ir pazīstama situācija? Efektīvā laika plānošanā svarīgi ir uzveikt vilcināšanos. Viena tehnika, kā to paveikt ir tā saucamā „Šveices siera” metode. Proti, ja tu no kaut kāda darba izvairies, sadali to mazākos pienākumos un darbiņos. Piemēram, tev ir jāuzraksta referāts un nekādi nesanāk tam pieķerties. Sadali tā rakstīšanu pa mazākiem darbiņiem: literatūras atlasīšana, ievads, pirmā nodaļa utt. Tad tev būs vieglāk paveikt darbu un to neatlikt, jo tas vairs neliksies tik biedējošs un neiespējams. Sākot ar mazumiņu un darot kaut pa drusciņam, bet darot uz priekšu, tu sasniegsi brīdi, kad radīsies iedvesma darbu pabeigt.

12. Iemācies pateikt „nē”
Tik mazs vārds, bet cik grūti to pateikt. Laupot laiku mazāksvarīgām lietām, kurām nespējām pateikt „nē”, ciet gan tu pati, jo nākas piedzīvot stresu par pienākumu un darbu apjomu pieaugumu, gan laika trūkumu. Līdz ko tu pārliecināsi sevi par savu prioritāšu un darbu svarīgumu, tev būs vieglāk pateikt „nē” mazāksvarīgām lietām. Vairāk par tehniku, kā iemācīties pateikt „nē” vari uzzināt šeit. 

13. Atalgo sevi!
Atzīmē savu mērķu sasniegšanu! Pat par mazu sasniegumu esi pelnījusi sevi atalgot. Tā var būt šokolāde vai brīva pēcpusdiena, kino vakars utt. Apsoli sev atalgojumu par katru nozīmīgu darbu, kas jāpaveic un galvenais- pēc tam turi sev doto solījumu un palutini sevi par to! Tas tev palīdzēs arī ievērot līdzsvaru starp darbu un atpūtu. Ja iemācīsimies būt vienlīdz ekselenti gan darbā, gan atpūtā, mūsu dzīves kļūs laimīgākas un veselīgākas, arī radošākas.